Las reuniones de trabajo, ya sean presenciales o virtuales, son un componente esencial para la comunicación interna de una empresa, que también funcionan como la actividad ideal para lidiar con diversos asuntos laborales como el diseño de estrategias corporativas, la coordinación de tareas, la evaluación de acciones y un sinnúmero de temas más. Por otro lado, si no se manejan de una manera apropiada, una reunión de trabajo puede convertirse en una pérdida de tiempo para todos los participantes. Por eso a continuación compartimos varios tips y consejos para realizar reuniones de trabajo de una manera más efectiva y productiva.
Sin alternativas
El primer paso para ejecutar una reunión de trabajo efectiva es determinar si en realidad hay que llevarla a cabo o si el asunto a tratar se puede manejar de otra forma como un correo o a través de llamadas telefónicas. Si es así, es mejor optar por la opción más efectiva y que consuma menos tiempo.
Definir la agenda
Antes de iniciar la reunión hay que definir la agenda que se va a seguir y los puntos a tratar. Una vez que esto se ha definido será más fácil evitar perder control del encuentro o distraerse con asuntos que no ayudarán alcanzar los objetivos establecidos.
La tarea previa
Este punto se puede considerar una continuación del consejo anterior, pero también vale la pena resaltarlo, y es que antes de asistir a la reunión todos los participantes deben ir preparados. Esto quiere decir que tienen que tener muy claro los temas a tratar en el encuentro y las intervenciones precisas que deben de hacer.
Todos tienen una voz
Otro punto que no se puede descuidar para lograr una reunión efectiva es asegurarse que todos los involucrados participen. Esto implica una conversación fluida entre todos los presentes sin desviarse de los temas que se deben de tratar en el encuentro.
El paso del tiempo
Es ideal llevar un control del tiempo en el que se desarrolla una reunión. Esto implica calcular cuánto tardaría el encuentro y tomar nota de la hora en la que empieza para poder estimar si se está cumpliendo con el horario o agenda establecida. El punto es no hacer que los participantes pierdan su tiempo.