Mano derecha y ejecutiva de la gerencia de una empresa
Hoy se celebra el Día de la Secretaria, para reconocer el trabajo de la persona que se dedica a mantener en orden las funciones de una empresa, institución o personalidad, se estila enviar flores, invitarla a almorzar y en las empresas grandes, hacen actividades colectivas.
La secretaria o secretario es la mano derecha de la gerencia de una empresa, quienes manejan y coordinan las agendas de los jefes y las jefas se encargan de la coordinación de sus actividades.
El término secretaria proviene del latín “secretum” o secreto debido a que en la Europa medieval estas eran las que guardaban las informaciones confidenciales de los funcionarios estatales, en aquel entonces dicha función era realizada por hombres, relata el diario La República.
¿Por qué se celebra el Día de las Secretarias el 26 de abril?
Las funciones de las secretarias se empezaron a reconocer el 1942 con la fundación de la Asociación Nacional de las Secretarias en Estados Unidos. Años más tarde, el 26 de del 1970 se llevó a cabo el primer Congreso Interamericano de Secretarias en la ciudad de Buenos Aires, Argentina, de esta actividad nació la Federación Interamericana de Asociaciones de Secretarias. Además, María Barrett, presidenta de la asociación, instruyó el 26 de abril como el Día de la Secretaria, informa La República.
En República Dominicana se empezó a conmemorar este día tras la creación de la Asociación Dominicana de Secretarias (ADOSEC), el 28 de mayo de 1971. Para el 5 de febrero del 1975 el presidente Joaquín Balaguer declaró oficialmente el 26 de abril como el Día de las Secretarias bajo el decreto 552.
¿Cuáles cualidades posee una secretaria?
Las principales cualidades que posee una secretaria son: organización responsabilidad, paciencia, puntualidad y discreción lo cual les permite realizar sus labores con diligencia y de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Importancia del rol secretarial
Aunque a veces subestimadas, las secretarias y asistentes son uno de los perfiles claves en las compañías. Para muchas empresas, son parte del éxito en el desarrollo interno de las mismas. Estas profesionales de soporte influyen en la comunicación, el clima, a los altos ejecutivos y a las áreas específicas.
Las secretarias tienen un rol que contribuye con la eficiencia general del negocio, participando de manera cercana en el desarrollo económico y cultural de las organizaciones. Representan el nexo entre la empresa y distintos agentes externos.
Con el paso de los años y la tecnologización, el rol de las secretarias ha evolucionado, se ha diversificado y se ha ampliado para cumplir nuevas responsabilidades, volviéndose progresivamente más impactantes para el corazón del negocio.
¿Cuál es la importancia del rol de las secretarias en el manejo de crisis?
Las secretarias de las empresas deben enfrentar una extraordinaria variedad de desafíos en tiempos de crisis. Cambios de climas organizacional, renuncias y despidos, salidas ejecutivas, pérdidas comerciales son todas situaciones que requieren altos niveles de confidencialidad y buen manejo de la información.
En ocasiones de conflicto y storming organizacional, las secretarias funcionan como intermediarias entre las distintas áreas, apoyando no solo en la gestión y la comunicación de las gerencias sino en el trabajo directo con los empleados.
La mayoría de las secretarias y asistentes serán capaces de identificar momentos complicados dentro de la compañía, advirtiendo cuando lo consideren necesario. Una capacidad instintiva que se desarrolla a través de los años dentro de sus roles y que pueden impactar enormemente a la organización.
Es su capacidad de lidiar y enfrentarse a distintos agentes y clientes en su rutina de trabajo, que adquieren la habilidad de liderar situaciones complejas, de manejar un buen nivel de atención y de adaptarse a diversas personalidades, lo cual es fundamental durante cualquier situación de crisis.
Las secretarias son indispensables. Su rol 360 y su alto grado de involucramiento en los temas de coordinación y gestión, en tiempos de crisis, son un salvavidas. La mayoría de ellas estará dispuesta a entregar toda su disponibilidad a cualquier imprevisto y requerimiento que el negocio presente.